Skip to main content

Project Management Officer Match-IT (m/v/x)

Functie

Doel

 

Je werkt als Project Management Officer (= PMO) mee in het Match-IT projectteam.

 

Je bent het centrale aanspreekpunt voor zowel medewerkers van Fedasil als medewerkers van partnerorganisaties.

Je ondersteunt de Match-IT Programma Manager en Project Managers in het beheren en coördineren van verschillende projecten die zich situeren binnen het Match-IT Programma en de Match-IT Service desk.

Je bent verantwoordelijk voor het financieel beheer van de projecten en werkt hiervoor nauw samen met de Programma Manager en de Application Manager.

Je rapporteert aan de Match-IT Programma Manager en Application Manager.

Context

 

Je werkt op de Fedasil hoofdzetel binnen de Directie Operationele Diensten, die verantwoordelijk is voor de operationalisering van alle opvangplaatsen in België. Binnen deze Directie maak je deel uit van het Match-IT projectteam.

Je bent een belangrijke schakel tussen het Programma projectteam en de Service desk .

Je werkt onder leiding van de Programma Manager en de Application Manager die verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en opvolging van alle projecten in samenhang met de applicatie Match-IT.

Je werkt nauw samen en ondersteunt de Project Managers.

 

Jouw belangrijkste taken:

 

  • Je organiseert vergaderingen en staat in voor het goede verloop (uitnodigen deelnemers, versturen agenda, zorgen voor de nodige computerapparatuur, etc).
  • Je maakt overzichtelijke verslagen van vergaderingen waarin de op te volgen acties duidelijk omschreven staan en van een verantwoordelijke voorzien zijn.
  • Je verwerkt en beheert informatiestromen (bijvoorbeeld inkomende en uitgaande telefoongesprekken en mails) en zorgt voor hun filtering en overdracht.
  • Je klasseert en archiveert de documenten en beheert de bestaande databanken.
  • Je beheert nauwkeurig het Match-IT programma budget (opmaak nota’s, bestelbonnen, beheer overzicht facturen – budget, etc.).
  • Je hebt kennis van budgettering of bent bereid je hierin te verdiepen.
  • Je bent goed met cijfers.
  • Je bent flexibel en een echte teamplayer om de gevraagde ondersteuning te bieden.
  • Je ondersteunt de Project Mangers bij het beheer van hun projecten.
  • Je beantwoordt vragen van medewerkers van Fedasil en partnerorganisaties en lost de problemen op.
  • Je verzamelt zelfstandig de nodige informatie en documentatie voor de projecten.
  • Je geeft informatie en correct persoonlijk advies per telefoon, brief, fax of e-mail (in Nederlands en Frans) en verwijst de medewerkers en partners van Fedasil indien nodig door naar de juiste contactpersoon en je geeft de juiste boodschappen door.
  • Je ondersteunt mee de organisatie van de sollicitatiegesprekken voor nieuwe medewerkers binnen het Match-IT team.
  • Je geeft een duidelijke uitleg aan nieuwe collega’s en begeleidt hen bij hun inwerking.
  • Je staat in voor de punctuele administratieve opvolging van de lopende dossiers, dit zowel in een gemeenschappelijke informaticatool als in een persoonlijke opvolgingstool.
  • Je kan je werk goed prioriteren en past je planning gemakkelijk aan de noden van de Programma projectteam en de Service Desk van Match-IT.

 

 

Diploma en ervaring

Je hebt een bachelor diploma bij voorkeur in een sociale richting en/of in een informatica-richting.

Je hebt ervaring in een support- of klantgerichte functie.

Je hebt ervaring in de sociale sector in het algemeen, ervaring in het domein van opvang en asiel en ervaring met het doelpubliek vormen een meerwaarde.

Ervaring als eindgebruiker van het programma Match-IT vormt een meerwaarde.

 

Technische vaardigheden

Vereisten

Je hebt een goede kennis van het Frans.

Je kan nauwkeurig en vlot met de PC werken en je bezit een goede kennis van Excel en Word.

Je beschikt over goede analysecapaciteiten, luistervaardigheden en kunt vlot communiceren.

Je bent in staat de noden van klanten snel te begrijpen.

Je werkt georganiseerd, gestructureerd en plichtbewust.

Je bent flexibel, communicatief en kan zowel zelfstandig als in groep werken.

Je bent nauwkeurig, stipt en systematisch.

Je respecteert de werkprocedure en het reglement.

Je bent betrouwbaar bij de uitvoering van je werk.

 

Troeven

Je kan zowel autonoom als in teamverband werken.

Je houdt van telefonische contacten via videoconference, beschikt over goede luistervaardigheden en kan vlot communiceren.

Je bent stressbestendig en kan op flexibele wijze omgaan met conflicten en weerstand tegen verandering in een werkomgeving.

 

 

 

Algemene vaardigheden

 

In team werken : een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht handelen : interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen : werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen : actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken : zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

informatie analyseren : gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

Problemen oplossen : omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.

ONDERSTEUN en: collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

 

Aanbod

Type overeenkomst

Een voltijdse arbeidsovereenkomst van bepaalde duur (38u/week), met mogelijkheid tot verlenging, gefinancierd door Europese fondsen (AMIF). Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar.

 

Plaats van tewerkstelling

Fedasil Hoofdbestuur

Kartuizersstraat 21

1000 Brussel

 

Loon

 

U wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor u van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2.438 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. , Voordelen

 

Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering

 

Project Management Officer Match-IT (m/v/x)

Fedasil, Brussels
Contract type: 
Temporary, Freelance
Categories: 
IT, Project Management Officer
Degree level: 
Bachelor