Skip to main content

Warning message

Office Assistant

Job Description:

Functie:
Als Office Assistant werk je nauw samen met de Branch Office Manager, Sales Development Underwriters en HR & Office Administrator. Het betreft een combinatie van 40% Personal Assistant voor de Branch Office Manager, 30% Personal Assistant voor het Sales team en 30% office management.

Algemene verantwoordelijkheden
• 40% Personal Assistant voor Branch Office Manager en 30% Personal Assistant voor het Sales team:
o Ondersteuning voor organisatie van de agenda, reizen en indienen van expenses
o Ondersteuning bij de voorbereiding van documenten
o Organiseren van team meetings en lunches
• 30% Office Assistant:
o Contact onderhoud met leveranciers zoals verhuurder en schoonmaak
o Wagenparkbeheer voor de lease auto’s
o Coördinator bedrijfshulpverlening, veiligheid en brand
o Beheer van facilitaire zaken zoals onderhoud kantoor, inrichting, IT hardware, voorraadbeheer, toegangskaarten en alarm
o Bestellen van bloemen, lunch en cadeaus
o Diverse administratieve werkzaamheden zoals archiveren, postverwerking, distributie van facturen en policy admin
o Drukwerk beheer
o Post verwerking

Person Specification:

Niveau en vaardigheden
• Minimaal Beroep Secundair Onderwijs, opleiding kantoor - kantooradministratie;
• Werkervaring in een faciliterende rol;
• Moedertaal Nederlands met een goede beheersing van de Franse en Engelse taal (sterke voorkeur voor tweetalige Nederlands/Frans kandidaten);
• Goede kennis van Excel, PowerPoint en Word;
• Flexibel en proactief, toont initiatief om anderen te ondersteunen zonder nauw toezicht of begeleiding;
• Georganiseerd en nauwkeurig, met aandacht voor detail;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Vermogen om onder druk te werken met strakke deadlines;
• Sterke team speler;

*LI-POST

Office Assistant

Hiscox Ltd, Brussels
Categories: 
Developer
Degree Level: 
No Bachelor
Apply before: