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Assistant(e) de département

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Date: 12-Oct-2018

Location: Charleroi, WHT, BE

Company: Alstom

L'avenir du transport est déjà là. Alstom, avec un chiffre d'affaires enregistré de 8 milliards d'euros au cours de l'exercice 2017/18, est le leader mondial des systèmes de transport intégrés et continue de repousser les limites de l'innovation et des solutions numériques pour les systèmes de transport et la mobilité électronique. Nous sommes aujourd'hui à l'avant-garde de la fourniture de modes de transport durables, avec la plus grande gamme de solutions ferroviaires sur le marché. Basé en France et présent dans plus de 60 pays, nous employons 32 800 personnes dans le monde. Pour plus d'informations, rendez-vous sur notre site: http://www.alstom.com/

La Division Digital Mobility d'Alstom assure le développement et la maintenance des solutions digitales du groupe.

Au sein de cette division, le département Development Centre a pour mission le développement des systèmes et produits de signalisation ferroviaire sur le site de Charleroi.

Il occupe actuellement 140 personnes (ingénieurs et techniciens).

L'activité y est organisée en programmes. Chaque programme est piloté par un Program Manager qui en assure l'exécution en Qualité, Coût et Délai.

Ces produits de signalisation interviennent directement dans la garantie de la sécurité des systèmes de transport ferroviaire. Les objectifs de qualité imposent donc des processus de développement particulièrement rigoureux.

Le département est également fortement impliqué dans les programmes de recherche industrielle et d'innovation avec des partenaires industriels, universités et centres de recherche.

OBJECTIFS DU POSTE

L'Assistant(e) rapporte hiérarchiquement au Development Centre Director.

RESEAU ET CONNEXIONS:
* Development Center Métier Managers,
* Program Managers et leurs équipes,
* Autres services du site,
* Equipes de développement situées sur d'autres sites du groupe (France, Italie et Inde en particulier),
* Fournisseurs externes.

RESPONSABILITÉS

Assistance du Development Centre Director
* Agenda, organisation des réunions, réservation salles, boissons, repas
* Organisation des voyages
* Aide à la préparation des rapports périodiques
* Point de contact en cas d'absence

Support au département - Program Managers
* Agenda, organisation des réunions, réservation salles, boissons, repas
* Organisation des voyages
* Aide à la préparation des rapports périodiques
* Gestion des présences et absences et information de ces absences aux Program Manager et au Development Center Director
* Point de contact en cas d'absence
* Assurer le traitement et la transmission d'informations au sein du département, participer à l'organisation pratique de l'activité du département
* Gestion de l'économat du département (fournitures de bureau)
* Gestion des entrées / sorties de personnel en relation avec les Ressources Humaines et les autres services impliqués (informatique, Services Généraux)
* Gestion du plan d'affectation des postes de travail en accord avec les responsables des équipes et en interaction avec les Services Généraux du site et sous-traitants en charge des bâtiments
* Centralisation des demandes d'intervention vers les Service Généraux

Gestion documentaire
* Assurer un support à la gestion documentaire : cycle de relecture, archivage au travers des outils informatiques en respectant les processus applicables
* Organiser les travaux de traduction des documents

Support achats et facturation
* Encodage des demandes d'achat de matériel et de prestations nécessaires à l'exécution des programmes de développement
* Enregistrement des entrées de marchandise dans SAP
* Suivi et approbation des factures fournisseurs
* Traitement et suivi des demandes de réparation des matériels en panne à destination des autres sites Alstom

Evaluation de la performance:
* Les objectifs de la mission sont revus annuellement et font l'objet d'une évaluation.

CONNAISANCES & COMPÉTENCES

Formation: Diplôme en secrétariat ou équivalent

Connaissances souhaitées / expérience:
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Suite Windows Office)
* Connaissance de l'environnement SAP
* Connaissances de base en comptabilité
* Une expérience dans une entreprise / un service ayant des activités similaires est un plus

Langues: Bon niveau en français et en anglais écrits et parlés indispensables

Qualités comportementales:
* Goût pour une activité diversifiée dans un environnement industriel
* Goût pour les contacts humains en équipe à forte diversité (nationalités / genre)
* Capacité d'organisation - rigueur - autonomie

Alstom s'engage à créer un environnement de travail diversifié et international qui reflète l'avenir de notre industrie, de nos clients et des utilisateurs finaux. En tant qu'employé, vous aurez une occasion unique de continuer à développer votre carrière et de contribuer directement à la croissance de l'industrie mondiale du transport.

Job Segment: ERP, SAP, HR, Technology, Human Resources
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Assistant(e) de département

Alstom, Charleroi
Employment type: 
Permanent contract