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Assistant(e)

Assistant(e)-180118

Emplacement principal

Belgique-Bruxelles

Organisation

OTAN SI

Horaire

Temps plein

Salaire (Base de paie)

: 3 372,55Euro (EUR) Mensuelle
Grade B.3/B.4

Description
:

1. RÉSUMÉ

Le/La titulaire de ce poste exerce les fonctions d'assistant(e) au Cabinet du/de la secrétaire général(e), en tant que membre du secrétariat de permanence, qui fonctionne selon un principe de roulement. Il/Elle doit donc être disposé(e) à travailler en dehors des heures normales de service, selon les besoins. Le/La titulaire du poste doit s'acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de soutien administratif ou organisationnel.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS

Le/La titulaire du poste doit :

* avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ou bien du niveau secondaire inférieur mais avec une formation complémentaire en secrétariat ;
* maîtriser différents logiciels, en particulier la suite Microsoft Office ou des applications similaires ;
* avoir au moins quatre années d'expérience du soutien administratif ;
* avoir une expérience de l'organisation de conférences ou de la gestion administrative de programmes ;
* savoir faire preuve d'assurance et de discrétion et se sentir à l'aise dans les contacts avec des responsables de haut niveau ou visiteurs de marque ;
* avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau III (« intermédiaire ») dans l'autre.

ACQUIS SOUHAITABLES

Seraient considérées comme autant d'atouts :

* la connaissance d'autres langues de pays membres de l'OTAN ou de pays partenaires ;
* des connaissances et une expérience en matière d'établissement de budgets.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Planification et exécution

Aide aux tâches administratives quotidiennes, organise les réunions et s'occupe des formalités y afférentes (voyages, coordination des missions), et coordonne les prévisions de congés. Gère sa propre charge de travail de manière à ce que les tâches soient exécutées correctement et dans les temps. Veille au bon fonctionnement du Cabinet du/de la secrétaire général(e), en travaillant en étroite collaboration avec les autres membres du Cabinet. Supplée l'assistant(e) personnel(le) du directeur/de la directrice du Cabinet lorsqu'il y a lieu.

Gestion de l'information

Gère les emplois du temps au Cabinet. Répond aux demandes d'information et tient à jour l'agenda du bureau. Rédige des mémorandums ainsi que les notes accompagnant les documents destinés aux autorités de l'OTAN et des pays membres. Dactylographie et met en forme toutes sortes de documents, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, au moyen des logiciels communément utilisés à l'OTAN (Word, Excel et PowerPoint). Prend des notes en réunion, selon les besoins. Contrôle le flux des documents entrants et sortants, trie et classe la correspondance et les dossiers (y compris ceux qui contiennent des informations classifiées). Tient à jour un système efficace de suivi et/ou de rappel pour les mesures à exécuter au sein de la Section.

Gestion des connaissances

Rassemble les informations utiles pour différents projets et tâches, les classe et en assure le suivi. Utilise l'internet pour recevoir et envoyer des informations par courrier électronique et pour effectuer des recherches. Tient des systèmes de classement bien ordonnés pour les documents (papier ou électroniques).

Gestion des parties prenantes

Se tient en liaison avec les points de contact au sein de l'Organisation ou à l'extérieur pour une gestion quotidienne efficace de la charge de travail et des activités. Sert de premier point de contact pour toute une série de demandes d'information ou d'intervention. Tient à jour toutes les listes de contacts internes et externes.

Développement de l'expertise

Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et l'organisation, les nouvelles technologies, les langues et la communication. Se tient en liaison avec d'autres assistant(e)s pour améliorer ses connaissances. Se tient informé(e) des questions de politique générale intéressant l'OTAN et assure la continuité.

Efficacité organisationnelle

Fait des propositions constructives pour améliorer les procédures de travail et s'intéresse aux moyens d'optimiser la gestion de l'information et l'utilisation des outils bureautiques.

S'acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS

Le/La titulaire de ce poste relève indirectement d'un directeur/d'une directrice délégué(e) et est placé(e) sous la supervision d'un(e) assistant(e) sénior. En tant que membre du secrétariat de permanence, il/elle fournit un soutien administratif à tous les directeurs/toutes les directrices délégué(e)s du Cabinet. Il/Elle doit travailler en coordination étroite avec tous les membres du Cabinet. L'assurance et la discrétion sont des qualités indispensables.

Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.

Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.

5. COMPÉTENCES

Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

* Clarté et précision : vérifie son travail.
* Souci du service au client : s'engage personnellement à résoudre les problèmes.
* Empathie : écoute activement.
* Flexibilité : agit avec flexibilité.
* Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
* Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l'Organisation.
* Travail en équipe : exprime des attitudes et des attentes positives concernant l'équipe ou les membres de l'équipe.

6. CONTRAT:

Contrat proposé (hors détachement) : contrat d'une durée déterminée de trois ans ; qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée.

Clause contractuelle applicable:

Conformément au Règlement du personnel civil de l'OTAN, la personne retenue se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d'un contrat de durée indéterminée.

Si la personne retenue est détachée de l'administration d'un État membre de l'OTAN, elle se verra offrir un contrat d'une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l'accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d'un agent détaché n'excède pas six ans.

Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l'OTAN.

NOTE:
Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat(e)s retenues pour un poste à grade jumelé seront nommé(e)s au grade inférieur.
Dans certaines circonstances particulières, décrites dans la directive du SI sur les postes à grade jumelé, un agent en service peut cependant être nommé directement au grade supérieur.
La promotion au grade supérieur n'est pas automatique et ne peut intervenir qu'après une période minimum de trois ans au grade inférieur (ou deux ans pour un poste A.1/A.2).

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT

On notera que seules les candidatures de ressortissant(e)s de pays de l'OTAN pourront être acceptées.

Les candidatures doivent être soumises via l'un des liens suivants :
* Pour les membres du personnel civil de l'OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d'informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil) ;
* Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment

Veuillez noter : Au moment des entretiens, les candidat(e)s seront invité(e)s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.

La nomination se fera sous réserve de la délivrance d'une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat(e) retenu(e) est ressortissant(e) et de l'approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l'OTAN.

Pour plus d'informations concernant le processus de recrutement et les conditions d'emploi, veuillez vous référer au site suivant. http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm.

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

L'OTAN, en tant qu'employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d'horizons divers. L'Organisation examinera les candidatures de ressortissant(e)s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.

Le développement de l'intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l'Alliance. En tant qu'employeur, l'OTAN attache une grande importance au respect des principes d'intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s'y rapportant. Les candidat(e)s sélectionné(e)s doivent être des modèles d'intégrité et s'employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.

En raison du vif intérêt suscité par l'OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique.

Les candidat(e)s qui ne seront pas retenu(e)s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu'ils/elles remplissent les conditions requises.

De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené(e) à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service.

L'Organisation, en application de plusieurs politiques sur l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d'horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction.

Le Secrétariat international de l'OTAN est un environnement sans tabac.

Assistant(e)

North Atlantic Treaty Organization, Brussels
Employment type: 
Temporary fixed-term contract
Career level: 
Junior